如何有针对性的进行沟通反馈？

在工作中我们常常需要对某些工作内容或者事件中进行沟通反馈，例如今天客户提出一个新的需求：“这个版本的可视化大屏，需要做的再简洁一点。”这个时候，我们下意识的反馈常常是：“好的，您放心，包您满意。”

在实际的工作场景中，这种看似热情的回应往往是无效的，过去我在甲方公司工作的时候，最怕听到供应商或者合作的同事说出：“你放心”、“我知道了”这类的反馈，因为在没有确定双方对于需求是否理解一致的情况下，这种盲目的回应更像是在敷衍。

那应该如何有针对性的进行沟通反馈呢？

有针对性的进行沟通反馈可以分成如下四个步骤： 确认对方需求：要让对方知道我理解的内容是不是他真正想要的； 肯定对方需求的合理性：感谢对方为我们提出需求或建议； 列出简短的行动计划：将立即就能做的行动计划列举出来，让对方知道我们最主要的执行方向； 设计一个开放性的结尾收场：询问对方基于需求、行动计划还有什么建议或指导，通过开放性的问题，开启新一轮的互动；

套用刚才的步骤，可视化大屏的这个需求的对话就可以这样展开：“感谢您对这个功能的期待，在简洁这个点，在设计上我们会多下功夫，您看我把原来列表的部分用饼图、折线图加数据下钻的形式进行展现，数据做到按类型分层展示，本周我们会将大屏这一部分的设计稿及视觉部分给您确认，如果顺利的话下周我们开始进行开发，您看这样做怎么样，给我们一些指导意见吧？”

这种沟通反馈方式让我们既确认了需求，也明确了执行计划，利用开放性的结尾可以在沟通的过程中开启新的对话以不断地明确目标、需求和执行步骤，从而提高沟通反馈的效率。

刚刚我们讨论的是，需求或者想要的东西我们可以满足。如果对方提出的想法我满足不了，或者我不想满足应该怎么做沟通反馈呢？

有些人遇到这种情况，可能会采取拖延的办法，回避这些问题。也有一些人会采取一种比较激烈的方式应对，他们会与提出问题的人做斗争甚至发生冲突。这两种方式都是消极的沟通反馈，属于无效沟通。回避并不能从根本上解决问题，而激烈的方式往往不但没有解决问题，还会使双方的矛盾再次激化。

面对这种双方观点不一致，或者很艰难的沟通场景，我们也可以展现出积极的一面。在这种困难的场景下，我们可以通过“换时间”、“换角色”、“换场合”这三种方式来完成沟通的反馈。

换时间：

假如领导突然问我可不可以临时接手一个紧急的项目，我只能回答“接”或者“不接”的时候，我该怎么办？

此时我们可以采用“换时间”的方式来和领导沟通，例如：“这件事很重要，我可能需要一些时间考虑一下，最晚在什么时间答复您？”，这种技巧可以为我们争取一些时间进行准备，将被动化为主动，下次沟通是由我们发起的，主动权在我们手里，这个时候我们就可以收集更充分的信息、和领导谈必要的条件或者做一次有针对性的备选方案沟通反馈。其实“换时间”就是给自己争取了一个腾挪的空间。

换角色：

假如在一次项目启动会上，有人问：“你觉得这个项目的目标定得合理吗？”，我作为这个项目的干系人是很难对这个问题进行反馈的。因为我无法中立的回答这个问题，我制定这个目标肯定有我的道理，我会认为它是合理的。但是提问的人问出这个问题，大概率会觉得目标并不合理。这个时候我如果回答“合理”，可能就会否定提问者的判断，但是回答“不合理”，就代表我对这份工作的松懈，自己都不满意就随意制定目标。

面对这种两难的沟通反馈，我们也可以用换角色的方式来处理。第一个办法是把问题抛回给提问的人，可以说：“这个机会很难得，我其实早就想和您请教一下这个项目的目标制定的怎么样了，您觉得合理不合理？如果哪里没有考虑周全，还要麻烦您给一些指导意见”。第二个办法是把问题传给其他人，我们可以问其他的同事：“张三，你是怎么看这个目标的？我们把目标的制定过程一起来讲一讲，然后一起收集一下大家的意见”。

在沟通中可以通过转换自己的角色，和让更多的角色参与到对话中来，可以更好的把握沟通的主动权，通过重新建立一个立体的沟通方式，就可以与其他的人形成配合，让沟通更高效有序。换角色就是给自己争取一些沟通的主动权和伙伴。

换场合：

假如领导在会议上动员全体员工在春节假期里加几天班赶一个项目，而我家里有事不能参与，该怎么办？

如果遇到这种情况，一定不能在会上耿直的提出自己的困难和意见。原因很简单，每个人都不想加班，一旦有人提出来反对意见，可能会使当场的气氛变得异常尴尬，领导不好收场。面对此类沟通，我们可以换一个场合和他去谈，例如会后下班的时候去他的办公室私下找他，把自己的难处说出来，并保证一定尽量不耽误项目进展。通常这个时候，领导都会答应我们的请求。

每个人在不同的场合都代表不同的身份和角色，在会议上可能双方是对立，但是换一个场合我们坐在一起可能就变成了朋友，所以换一个场合来去沟通，可能会使我们的沟通过程更加顺畅。

除了刚才说的换场合沟通，我们也可以通过扩大和缩小场合来应对一些棘手的沟通场景。

例如：我们负责的项目遇到了一些困难，领导向你询问进展。这个时候我们该怎么做沟通反馈呢？

如果这个项目需要协调更多的资源配合，就可以借着这个机会去和领导说：“能不能把张三和李四也叫过来，这个事情可能需要更多的支持，我们一起向您汇报”。多叫人来的结果就是将整个沟通的场合扩大了，场景扩大沟通的问题自然就会升级。如果这个项目有些不适合公开说的问题，那就和领导说：“这个问题我单独向您汇报”，然后找一个私密的场合来说明问题的缘由、处理预案及领导的意见。把场景私密化，可以有效的将问题降级。

总结一下：

通常情况，高效的沟通反馈可以参照四步公式：我们可以通过确认对方需求、肯定对方需求合理性、阐述行动计划及开放性的结尾，有针对性的进行回应。

在问题不能当场回应的情况，我们可以考虑使用“换时间”给自己争取了一个腾挪的空间，“换角色”给自己争取些个沟通的主动权和伙伴，“换场景”将问题升级或降级。